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¿Cómo priorizar cuando todo parece ser importante?

Gastón Saint-Hubert


Está muy bueno tener una "To-Do-List" preparada para atacar tu día. Ahora, ¿Cómo hacemos para priorizar lo importante, sobre todo cuando todo parece serlo?

Existen personas dedicadas a hacer malabares con un sin fin de tareas para llevar a cabo con recursos limitados como los Gerentes, Jefes de equipos de trabajo o "Project Managers".

Estas estrategias presentadas pueden ser un buen puntapié para organizar no sólo tus obligaciones en el trabajo, sino que tus tareas pendientes en tu casa o tu vida personal.


Primero responde esta pregunta: ¿Es todo realmente importante?


Probablemente tengas muchas tareas que enfrentar en la semana las cuales parecen ser todas igualmente importantes. Sin embargo, vas a tener que decidir con cuáles te vas a quedar para atacar en el día y cuánto tiempo le vas a dedicar a cada una.

Así es que lo primero que vas a tener que hacer es distinguir si todas las tareas son realmente de igual importancia. Aquí hay algunos parámetros que te van a ayudar a sacar el humo y poder predecir qué tareas realmente importan.


Consultá con los involucrados



En el trabajo probablemente tengas un jefe. Pero en casa vos sos tu propio jefe. Una de las principales responsabilidades del gerente es ayudarte a comprender la esencia de los proyectos para que puedas discernir entre qué es lo que tendrías que estar haciendo y qué no.


Esto ocurrirá en la oficina, pero en cualquier otro lugar no cas a tener a nadie diciéndote que es más importante que respaldes tus fotos en un disco duro que pintar las paredes del muro.


Sería muy fácil rendirte y decir que todo es igual de importante, pero por suerte en el trabajo podés pedirle a tu jefe que te ayude. Pero en casa a veces lo único que podés hacer es agarrar la lista de tareas e ir tachando una a una a medida que las hagas.

Si tus tareas prioritarias engloban a otras personas, como tu familia, amigos y colegas de trabajo, simplemente hablá con ellos.


Preguntales lo siguiente:

  • ¿Cuándo necesitan de tu ayuda?

  • ¿De las tareas en las que estás trabajando con ellos, cuánto trabajo está respaldado?

  • ¿Cuánta ayuda te pueden ofrecer?

Teniendo esta información, si hay alguien que necesita tu ayuda en una semana y otro que la necesita mañana, o si ellos no están tan ocupados como lo estás vos, ya sabés qué hacer.


Trabajá de Adelante hacia Atrás



Más adelante vamos a profundizar un poco más sobre esto, pero por el momento seguramente tengas alguna idea sobre cuánto tiempo te va a demandar cada tarea que realizas (en caso de que no sepas, te recomiendo que comiences a hacerlo), o por lo menos que tengas claro cuándo querés tenerlas terminadas.


Comenzá por la fecha de finalización, tené en cuenta cuanto esfuerzo te va a consumir cada una de ellas y cuánta asistencia vas a necesitar de otras personas. Una vez que tengas este panorama, hace un análisis inverso para saber en qué te tenés que enfocar ahora (o en algunos casos, en qué te tendrías que haber enfocado hasta ahora).


Sé Fiel a tus Responsabilidades


Ahora que sabés qué es lo más importante y en qué te tenés que estar enfocando, es hora de que lo dejes por escrito y se lo muestres a todos los involucrados. Dejá claras las expectativas de los demás sobre cuándo vas a trabajar con ellos, y tus expectativas sobre cuándo tendrás tiempo de trabajar para ti. Esto es fundamental en un ambiente de trabajo, pero incluir a los demás en otras tareas extralaborales también puede ayudarte a no procrastinar y hacer las cosas.


Organizate



Para que importen tus prioridades, necesitás tener algún tipo de sistema de productividad establecido al cual le seas fiel. Si tenés un sistema instaurado excelente por ti, pero si no, lee este post sobre cómo hacerlo.


El objetivo de tu sistema debe ser evitar que tengas que perder tiempo decidiendo qué tenés que hacer ahora, incluso cuando tengas muchas cosas para hacer. Uno de los métodos más populares y efectivos, es el método “GTD” (Get Things Done) de David Allen.


GTD se enfoca en qué tenés que hacer ahora, y cuáles serán tus próximas acciones para realizar en el proyecto en el que estés trabajando. Intenta deshacerte de tu lista de tareas, para que englobes todo en un sistema de gestión de productividad. Otras opciones son sistemas como Wunderlist o en caso de que trabajes en equipo, Asana te puede ayudar.


Sea cual sea tu herramienta de productividad, asegúrate que la uses constantemente y que sea compatible con el flujo de tus tareas diarias. A fin de cuentas, lo único que necesitás es algo que tengas a mano para consultar, sea fácil de agregar tareas, y eso te mostrará con cuántas pelotas tenés que hacer malabares.


Evaluá la trinidad: Costo, Alcance y Tiempo



Al evaluar la importancia todo proyecto hay tres variables que mueven la aguja del reloj: El costo, el alcance y el tiempo que llevará realizar el proyecto. Cualquier cambio individual en alguna de estas variables va a afectar indudablemente a las otras dos. Si lo representamos en un triángulo, los lados más débiles son los que necesitarán mayor atención.


Esto no solo se aplica a los proyectos: Por ejemplo, si alguien viene con más trabajo para ti (Alcance), pero insiste que lo hagas en el mismo lapso (Tiempo), necesitarás más recursos (Costo) para terminar a tiempo.


En otro ejemplo casero, si tenés que pintar la pared de un cuarto para mañana porque tenés personas que alojar, no podés cambiar el tamaño del trabajo (Alcance), pero podés controlar si vas a pasarte toda la noche pintando (Tiempo) o vas a contratar a alguien para que lo haga (Costo).


Así es como podés usar estos tres principios para ordenar tus tareas diarias.


Tiempo: Trabajá en Reversa


La variable más difícil de cambiar en general es el tiempo. Las fechas límites son fechas límites, y en la mayoría de los casos no somos nosotros quienes las establecemos. Acá es cuando la ingeniería inversa es clave.

Armá una planilla y marcá la fecha límite de cada proyecto que tenés que llevar a cabo. Luego trabajá marcha atrás hasta el día de hoy, teniendo en cuenta toda tarea que tengas que hacer desde hoy hasta el vencimiento, e incluí cuánto tiempo te va a llevar ejecutarla.

Cuando termines seguramente te encuentres con muchas tareas que ya tenías que haber comenzado y otras que por suerte no tendrás que atacar hasta dentro de un tiempo. Esta lista por sí misma, es un gran indicador sobre cuales son tus prioridades, en qué tendrías que estar trabajando ahora, cuál sería el próximo paso y quizás, algo más importante, a quien le deberías pedir ayuda – sobre todo si tuvieras que haber comenzado hace una semana.


Costo: Pedí ayuda a tus colegas, familiares y amigos


El costo va más allá de los billetes. También refiere a todas las personas que pueden ayudarte, o los servicios que podés contratar para que te ayuden o te alivianen el trabajo. ¿Podés terminarlo más rápido si alguien lo hace por vos? ¿Qué pasa si un compañero puede asumir el trabajo momentáneamente para que vos lo retomes más tarde? Quizás existe una aplicación barata que puede automatizar el proceso por ti.

En casa puede valer la pena contratar a alguien o pedirles a tus amigos que te ayuden a renovar la cocina o instalar el lavarropas nuevo antes de que se te acabe el fin de semana o la licencia.


Alcance: No tengas miedo de negociar con los demás


Si se acerca la fecha límite y aún tenés mucho por hacer, puede ser una buena idea sentarte con las personas que están esperando por vos y comenzar a negociar. Empezá por hacerles saber cuánto podés hacer cuándo y qué vas a poder terminar de hacer más tarde.


Esto es importante porque lejos de estar demostrando que no querés hacer el trabajo, les estás mostrando que estás tratando de darles algo ahora que pueden usar, mientras seguís trabajando de fondo lo otro pendiente.


Es hora de que te saques la idea de que tus obligaciones son “a todo o nada” para que tengas la flexibilidad de poder decir “Te doy esto mañana si me das una semana para tener el resto”.


Delegá, delegá y delegá.



Es muy fácil verte trabajando como un condenado y pensando en lo mucho que odiás tener que hacer todo lo que estás haciendo, cuando en puede haber un colega deseando poder hacer parte de tu trabajo, o un jefe más que dispuesto a ayudarte si le preguntas lo correcto y le das la información adecuada.


Puede ser muy difícil a veces delegar, pero como sea que lo hagas, es importante recordar que tenés que ser asertivo, no agresivo a la hora de pedir ayuda. En este punto seguramente tengas todas las prioridades establecidas, y tengas una buena idea de lo que necesitás. Usá esta información para solicitar ayuda y demostrar que realmente lo necesitás. Y recordá, no te enojes si tus amigos, tu jefe o tu colega te dice que no.


Palabra Final


Utilizar este método para establecer tus prioridades y tus responsabilidades no es algo que tengas que hacer sólo cuando estés abrumado de trabajo. Cuando las paredes se te estén cerrando definitivamente es tiempo de observar que hay en tu plato, qué puede dejarse afuera, y qué puede ceder un poco, pero esperar a que estés totalmente ocupado y estresado solo logrará que hacerlo sea más difícil.


A pesar de todo, esto es algo esencial, y una vez que lo apliques, no tendrás vuelta atrás.

Espero que puedas aplicar estos trucos en tu casa, en el trabajo o en la diaria. Una vez que comprendas qué es lo más importante para hacer y cuánto tiempo te llevará, estarás en una buena posición para tomar decisiones sensatas sobre qué nuevos proyectos podés encarar y si tenés lugar para ayudar a tu amigo a planear su fiesta de recibimiento.


Contanos qué sistema de productividad usás para poder atacar todas tus obligaciones en el trabajo y en tu vida.

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