9 Maneras de tener Reuniones más Productivas

¿Alguna vez escuchaste a alguien quejarse de que una reunión fue demasiado corta? Yo nunca, y creo que tu tampoco.

¿Alguna vez te sentiste frustrado por estar en una reunión en la cual tema central se va por las ramas sabiendo que aún queda mucho por resolver ... o por compartir la reunión con personas que tienen el reloj mental 10 minutos adelantado y llegan irremediablemente tarde? Seguramente te pase seguido.

¿No sería excelente tener la oportunidad de abrir un portal de escape o teletransportarse a tu escritorio solo para salir de esa reunión improductiva? Bueno, eso es exactamente lo que deberías hacer.

Las empresas más innovadoras y creativas del mundo han encontrado alternativas al viejo modelo de reuniones que conocemos; y lo mejor es que sus lecciones y estrategias se pueden replicar fácilmente en cualquier otro espacio.

Sus métodos no son sensatos simplemente por ser poco convencionales, sino que la mayoría están basados en la ciencia y respaldados por la experiencia empírica.

Con tan sólo unos ajustes, las reuniones pueden ser más ágiles e incluso disfrutables, para que logres liberar tiempo en tu día para enfocarte en aspectos que agregan valor e incluso sentirte mejor al finalizar tu día por haber terminado con tu lista de tareas.

Acá te dejamos 9 estrategias poco convencionales y respaldadas por la ciencia que podrás discutir e implementar en tu próxima reunión.

1 – Limitá el tiempo a 20 minutos

¿Cuál es tu tiempo record en una reunión?

¿Tres horas, cuatro? Supongo que más.

La razón por la cual las reuniones generan mayor rechazo en las personas es el Tiempo. Pero ¿por qué las tienden a durar una hora como mínimo, cuando a veces (o la mayoría de las veces) podría evitarse?

La vieja y querida Ley de Parkinson lo resume todo:

"El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

Si no te quedó claro, lo que quiere decir es que cuanto más tiempo es tiene para hacer algo, más divaga la mente y más problemas aparecen. Así la conclusión parece nunca llegar y la reunión termina siendo una sesión de retórica.

Por esto mismo es que el tiempo de tus reuniones no puede ser mayor a 20 minutos, y si es más corto mejor. Hacé como Marissa Mayer, Directora Ejecutiva de Yahoo, quien limita sus reuniones a 10 minutos por su calendario ajustado. O como hacen en una de las Plataformas de Marketing más importantes como Percolate, donde los equipos de trabajo tienen como política tener reuniones de no más de 15 minutos. Se lo toman tan en serio que han incluido como parte de sus 6 reglas inquebrantables a la hora de tener reuniones.

¿Por qué puede ser tentador tener como base los 15 minutos? Para empezar, es fácil agendarlo en Outlook o Google Calendar. Si bien el tiempo predefinido es de 30 minutos, lo podés ajustar de forma sencilla a 15 minutos, ya que son los incrementos de la mayoría de las cuadrículas.

Si esto no te convence, mirá las charlas TED. Cada una de estas charlas duran 18 minutos o menos, lo mismo que un descanso para preparar un café, esta restricción es útil para que los presentadores puedan organizar sus pensamientos. Científicamente, nuestra atención dura entre 10 y 18 minutos antes de distraernos con otra cosa.

A nivel psicológico y físico, nuestro cuerpo demanda grandes cantidades de glucosa, oxígeno y glóbulos rojos cuando el cerebro procesa información nueva. Tarde o temprano, nos sentimos físicamente fatigados y nos distraemos.

2- Poné un timer

Siguiendo con la regla de los 15 minutos: ¿Cuál es la mejor forma de asegurarte que lo cumplas? ¿Por qué no usar un cronómetro?

Esto es lo que hacen en 37 Signals, empresa fundadora de Basecamp. Aquí son tan rígidos con sus reuniones que tienen como instinto principal evitarlas si es posible, y si es indispensable, poner un timer es la regla Número 1.

“Poné un timer. Cuando suene, la reunión se terminó. Punto”

El efecto psicológico de colocar un temporizador es infalible, y se basa en los impulsos creativos que tenemos al limitar nuestro tiempo y poner una fecha límite. Muchos artistas como Austin Kleon y Damien Correll usan restricciones de tiempo para potenciar sus ideas y creatividad. Como ocurre con ellos, la cuenta regresiva de un temporizador puede hacer lo mismo para vos.

3- Eliminá las sillas

Las reuniones de pie o “Stand up Meetings” como se conocen popularmente en el mundo, hoy en día son más que una reunión en la cual las personas permanecen de pie. Sino que hoy se utilizan como un hábito diario en el cual los miembros del equipo reciben actualizaciones de los acontecimientos más recientes.

La lógica es la siguiente: Cuanto más tiempo de pie estás, mayor incomodidad tienen las personas. Cuanto más incómodos están las personas, más rápida será la reunión.

Los beneficios de reunirse de pie incluso tienen respaldo científico. En la Universidad de Washington, Andrew Knight y Markus Baer hicieron un estudio en el cual compararon reuniones de pie versus tradicionales (con personas sentadas). En dicho estudio midieron la capacidad de trabajar en equipo, compartir ideas, sacar conclusiones e incluso algunos sensores psicológicos.

El resultado: Estar de pie genera mayor entusiasmo, potencia la creatividad y mejora la colaboración en las ideas compartidas.

4 – No permitas Notebooks para sacar apuntes

Todos deberían sacar apuntes en las reuniones porque con las millones de cosas que tenemos en la cabeza, es imposible registrar todo lo que ocurre en el momento. La mejor forma de hacerlo, es con el viejo lápiz y papel.

En un estudio llevado a cabo por Pam Mueller y Daniel Oppenheimer se observó el habito de sacar apuntes por parte de los estudiantes de Princeton y UCLA. La consigna era mirar una charla TED de 15 minutos y tomar apuntes. Al comparar a quienes usaban notebooks versus lápiz y papel los investigadores descubrieron que el recuerdo de los hechos eran similares en ambos grupos, el concepto de dichos hechos era mejor comprendido por quienes usaban lápiz y papel, quienes comprendían mejor los conceptos.

A demás de mejorar la comprensión de los hechos, tener la regla de no permitir Notebooks facilita la atención y concentración, razón por la cual muchas empresas han tomado ese camino. Y si hablamos de no permitir electrónica…

5 – Colocá una canasta para depositar celulares

En una reunión eficiente, no debería haber tiempo para chequear el celular, y si lo hubiese, las empresas obligan a los miembros a dejarlos afuera. Incluso en la Casa Blanca implementan esta estrategia. En las Reuniones de Gabinete, los integrantes son solicitados que dejen su celular con una nota con su nombre, y depositarlos en un canasto.

La razón es simple: los jueguitos y mensajes de texto serían un obstáculo para mantener el foco. Incluso los investigadores han probado por qué esto funciona para evitar distracciones. La Escuela de Negocios Marshall realizó una encuesta a 500 profesionales y concluyeron que el uso de los celulares está mal visto por los colegas.

En las reuniones:

• el 86% creen que es inapropiado contestar llamadas

• el 84% cren que es inapropiado escribir mensajes de texto o emails

• el 75% creen que es inapropiado leer mensajes de texto o emails.

Luego de estas estrategias basadas en estudios científicos, es hora de mostrarles algunos Tips que se aplican en empresas como Google, Apple y otros gigantes del mundo.

I) Limitá el número de personas en 10

Como se menciona en el libro de Kristin Gill “Think like Google”, la regla de las 10 personas en Google se basa en una cultura dinámica en la cual el tiempo de trabajo es muy preciado por todo empleado. Cuanto más limpia sea la lista, mayor tiempo tendrán quienes quedaron excluidos para seguir trabajando.

Como escribe Gill: “Concurrir a una reunión no es una insignia de honor”

II) Establecé un DRI

Steve Jobs y Apple descubrieron que la forma más eficiente de concluir una reunión es asignando responsabilidades para las tareas y tomar decisiones. Cada tarea tiene su DRI (Directly Responsible Individual) - un Individuo Directamente Responsable – Al hacerlo, existe una persona comprometida públicamente a realizar una tarea o proyecto, y comunica un instrucciones claras y organizadas para que el equipo cumpla.

III) Permanecer 2 minutos en silencio

Parece ser contradictorio planear un momento de silencio en una reunión para discutir. Pero Alexander Kjerulf, autor de “Happy Hour is 9 to 5” descubrió que el silencio es el camino ideal para imulsar ideas creativas juto en plena reunión.

“La razón de ser de una reunión no es hablar – La razón de ser de una reunión es llegar a una idea, solución, plan y decisión”

Ya que es difícil pensar profundamente para muchos de nosotros mientras hablamos, los dos minutos de silencio nos permiten meditar sobre una decisión, situación o problema.

IV) En 5 palabras, ¿De qué se trata esta reunión?

El vicepresidente de American Express Christopher Frank recomienda tener una visión comprimida a la hora de pensar en las reuniones. Al comienzo de cada reunión pregúntate:

“¿De qué se trata realmente esta reunión?”

Todos deben contestar la pregunta, pero solo lo pueden hacer en 5 palabras o menos.

Esto reflejará si todos están en la misma página o no y si el tema es lo suficientemente enfocado. Si las respuestas son inconsistentes o largas es hora de reenfocar la reunión.

Palabra Final

Ahora que estás informado es hora de que actúes. No tengas miedo de romper con los viejos hábitos que si bien eran efectivos en su momento, ya no hay lugar para ellos en el mundo rápido y cambiante en el que vivimos. En tu próxima reunión aplicá uno de estas estrategias que usan las mejores empresas del mundo y cada semana incorporá una regla nueva para que el cambio no sea tan brusco.

Aplicá lo que leíste en este post y ganale al tiempo muerto de las reuniones improductivas.