Open Office: ¿Solución o Destrucción?

Paredes abajo, cubículos a la basura! Sentás a todos tus empleados hombro con hombro para que sea más fácil que hablen. Destruís las oficinas privadas que no hacen otra cosa más que demostrar que algunos son mejores que otros y creás una mezcla heterogénea de personas en un espacio abierto. La gente va a colaborar más entre sí. Los visitantes se van a sorprender de la energía que emana el lugar. El personal va a ser más productivo y tu empresa creará los mejores productos.

Bienvenido a la oficina abierta o “Open Office”. Pero esperen, ¿esa es la realidad?

Reuniones informales cerca de tu escritorio, tu colega riéndose de lo que le pasó el fin de semana pasado a su amiga, la jarra eléctrica hirviendo y decenas de ruidos adicionales que convierten la oficina en una orquesta desarticulada. No hay lugar donde esconderte en la Open Office para descansar la cabeza, enfocarte y escuchar sólo el ruido de tu tipeo para poder hacer algo para lo cual estás ocupando un lugar en la oficina: Trabajar.

El diseño de Open Office fue creado por arquitectos y diseñadores que intentaban hacer del mundo un lugar mejor, que pensaban que para derribar los muros sociales que dividen a las personas, había que derribar los paneles de las oficinas. Su popularidad fue tan grande que hoy en día el 70% de las oficinas tienen un diseño de espacio abierto, pero lo popular no siempre es lo más efectivo.

A la hora de medir resultados, los estudios muestran varios puntos bajos al trabajar de esta forma:

1. Disminuye la productividad

Lejos de lo que la mayoría cree, el diseño de oficinas abiertas no mejora la colaboración entre las personas ni hacen que sean más productivas. Un estudio de la Universidad de Exeter mostró que afectan negativamente en un 32 por ciento en el "bienestar de los trabajadores" y una reducen en un 15 por ciento en la productividad.

2. Empleados se sienten ignorados

Un estudio de 10 mil trabajadores financiado por el gigante de muebles de oficina Steelcase reveló que "el 95 por ciento de los involucrados admitieron que trabajar en privado era importante para ellos, pero solo el 41 por ciento dijo que podía hacerlo, y el 31 por ciento tiene que abandonar la oficina regularmente para completar su trabajo".

3. Genera distracciones que hacen perder mucho tiempo

Las distracciones generadas por el diseño de oficina abierta causa que los trabajadores de oficina pierdan 86 minutos por día de trabajo. Si lo medimos en términos anuales, estamos hablando de una pérdida de 44 días de trabajo tirados a la basura. Esto genera que muchos empleados se sientan "desmotivados, improductivos y estresados", según el estudio financiado por Steelcase.

4. Más días de trabajo perdidos

No es sorprendente que en Dinamarca se haya demostrado en Dinamarca que quienes trabajan en oficinas abiertas se tomen más días por enfermedad. ¿Cuánto? Un 62% más días de trabajo a la basura.

5. Los empleados enloquecen

El Instituto de Salud e Innovación Biomédica de la Universidad de Queensland descubrió que trabajar en entornos abiertos "causa altos niveles de estrés, conflictos internos, presión arterial alta y una alta rotación de personal".

6. Demuestra una falta de confianza

La gente no es tonta. Saben que detrás de todo el humo de la moda de las "áreas de trabajo colaborativo" yace el deseo perenne del gerente paranoico e inseguro de estar arriba de cada trabajador en todo momento.

7. Crean una gran agitación en el entorno

En entornos abiertos, siempre algunos peces gordos afortunados tienen sus oficinas privadas. Debido a que todos odian estar en el “gallinero”, la lucha sobre quién obtiene una "oficina real" es despiadada, lo que crea tensión y afecta las relaciones.

8. Afectan el desempeño de los grandes cerebros.

Según un estudio, "los ingenieros superiores, los banqueros y las personas que trabajan en servicios financieros ... encontraron al entorno de plan abierto como desafiante, particularmente a la hora de centrarse en tareas complejas como analizar cifras o trabajar en documentos".

9. Es MÁS caro que las oficinas privadas

Acá está el dato que te va a dejar helado. Las oficinas abiertas son tan increíblemente destructivas en la productividad de las personas, terminan generando una gran pérdida neta, incluso en áreas donde el metro cuadrado de oficina es prohibitivo. Una cuenta rápida:

En Silicon Valley, el espacio de oficinas cuesta $ 5 por pie cuadrado por mes.

La relación de costos de oficina privada/abierta es el peor de los casos 5 a 1 y el espacio demandado por cada empleado en la oficina privada es de 6’ x 6’.

Suponemos que los pasillos y áreas comunes son iguales en ambos casos.

En una startup que cuenta con 100 millennials talentosos, las oficinas privadas pequeñas costarán US$ 216 mil al año en comparación con un plan de oficina abierta que costaría solo US$ 43 mil al año.

Buenísimo, esto genera un ahorro tremendo de US$ 172 mil al año.

Supongamos también que el promedio de sueldos es de sólo US$ 50 mil al año por empleado, lo cual es muy menor a la media, terminando en un gasto salarial total de US$ 5 millones al año.

Dado que el plan de oficina abierta tiene un "impuesto de productividad" del 15 por ciento, sólo obtendremos el 85 por ciento del trabajo potencial de nuestros empleados, una pérdida de US$ 750 mil.

Si comparamos dicha pérdida con el ahorro de US$ 172 mil por tener una oficina abierta, terminamos con una pérdida neta de $ 578 mil, aproximadamente el dinero suficiente para contratar a once personas más.

Palabra Final

Aunque los millennials multitaskers parecen aceptar con normalidad las distracciones en la jornada laboral, la preferencia por adoptar oficinas abiertas puede estar arraigando un ciclo de bajo rendimiento en las nuevas generaciones: Los jóvenes disfrutan, construyen y profesan las Open Office, pero su deseo puede terminar siendo su propia arma de destrucción.

Estamos de acuerdo que la oficina abierta puede tener sus ventajas, sin embargo, es necesario buscar una solución balanceada, que se adapte a las necesidades de cada momento: Concentarse o Colaborar. En eso es en lo que estamos trabajando en HYBRIDESK.

Si querés saber más comentanos y te mostramos cómo logramos el equilibrio perfecto entre colaboración y concentración.