¿Cómo serán las oficinas en la próxima década?

¿Cómo se verán las oficinas del futuro?

No hacemos futurología y nadie posee la bola de cristal, pero lo que podemos hacer es hacer estimaciones en función del presente y la tendencia a nivel mundial.

¿Qué está pasando?

El avance tecnológico ha traído consigo la dependencia de los dispositivos digitales para trabajar. Si bien esto ha mejorado la velocidad y eficiencia de procesos, trajo consigo un problema colateral como el sedentarismo laboral, lo cual parece ser cada vez más costoso para las empresas.

Se estima que el costo total de eventos en el trabajo de lesiones musculoesqueléticas, medido por compensaciones por parte de la empresa, días de trabajo perdidos y disminución de la productividad, llega a los 54 mil millones de dólares.

Teniendo en cuenta esto, la tendencia de fomentar la salud en la oficina es cada vez más fuerte, no solo porque cuida a los empleados, sino que al bolsillo del empresario.

A la hora de diseñar las oficinas, se debe intentar atacar el problema de raíz. ¿Dónde está el problema? En la postura incorrecta al trabajar y la quietud total. El oficinista promedio se pasa el 75% del tiempo despierto en actividades o posturas sedentarias. Para cambiar esto, y las empresas ya lo están haciendo, el espacio de trabajo tendrá un diseño que fomente la actividad física.

El beneficio oculto es que, al incorporar mayor actividad en el ambiente laboral, la interacción entre colegas mejora, y esto lleva a que se estimulen nuevas ideas. No es coincidencia que el movimiento y el pensamiento están relacionados. Un espacio de trabajo con un diseño “dinámico” permite crear una experiencia emocional positiva, donde las personas se sienten mejor, resuelven mejor los problemas, piensan de forma más creativa y forjan relaciones entre sí.

Esto no queda acá, un espacio de trabajo activo además de estimular la creatividad mejora la productividad. Invertir en este tipo de iniciativas cada vez tiene más sentido para las empresas, saben que los empleados más saludables tienen mayores chances de tener un mejor desempeño en el trabajo. El empleado es el activo más importante, entonces, ¿Por qué no cuidar de él?

Una de las industrias que va a la vanguardia de este cambio, son las agencias de publicidad. La necesidad de estimular la creatividad, productividad y colaboración – todo en simultáneo – cuidando el balance entre la privacidad y la interacción constante, la quietud y la actividad, todo en un lugar diseñado para recibir clientes y alojar empleados, los han llevado a innovar de forma audaz y aprender de los experimentos fracasados.

Podemos encontrar experiencia de esto en el documental de la agencia de publicidad R/GA llamado “Workplace: The Connected Space Documentary”. En este documental se muestra cómo la agencia neoyorquina logra pasar de tener a sus empleados divididos en 4 edificios en una manzana, a unirlos a todos en un espacio de 173 mil pies cuadrados, espacio más grande que una cancha de fútbol.

La idea del proyecto armonizar un espacio de colaboración, cambios de equipos de trabajo y flexibilidad, para que cada empleado pueda trabajar en función de la tarea que tenía en el momento.

El resultado es un espacio de trabajo flexible llevado de la mano de los empleados mismos. El espacio se acopla a las necesidades cambiantes de las personas. Algunas de las soluciones implementadas son:

• Todos los escritorios son eléctricos regulables en altura, para que puedan trabajar de pie o sentado.

• Escritorios con ruedas están a disposición para que los equipos se puedan reunir y colaborar de forma simple.

• Las ruedas de los escritorios también permitían tener sesiones privadas.

• Existen espacios amplios para expandirse entre salas comunes y espacios de trabajo.

• El lenguaje de la marca aparece en el espacio físico, convergiendo la oficina, la empresa, el sitio web y la aplicación móvil, todo bajo una misma imagen.

Cuando le preguntan a los arquitectos del proyecto sobre el proceso productivo, Arjun Kaicker toma la palabra y dice – “Empezamos hablando del espacio físico y del espacio digital, pero rápidamente, todo empezó a converger. Comenzamos a ver que no ocurrían dos cosas en paralelo, sino que era una cosa que apoyaba la otra”.

Su colega Chris West acotó “El espacio afecta la tecnología. Así que visitar el sitio web debe ser como visitar el espacio físico ¿Cómo visitar el espacio afecta el diseño del sitio web?

Barry Wacksman explica que “Existen dos dimensiones: Cómo creas el espacio correcto para que las personas sean productivas y se sientan felices y está la otra parte sobre cómo es la experiencia externa de alguien que viene de visitas, o que quiere contratar los servicios de la empresa, o que viene para una entrevista de trabajo, y ahí es donde se integra el sitio web en una especie de experiencia de una App, que a su vez se integra al espacio mismo”.

El secreto de un diseño de espacio productivo, sin importar el tamaño de la empresa, está en la libertad para elegir. Al permitir que las personas controlen su espacio, el espacio mismo cobra vida y se activa ellos mismos.

Todo espacio debe ser diseñado en función de la cultura, y al mismo tiempo debe crear una atmósfera que incluya varias modalidades de trabajo.

En las oficinas en Brooklyn de Etsy, empresa de compra de regalos hechos a mano, adornan sus oficinas con diseños de artistas locales, así los empleados se sienten más conectados con la misión de la empresa y al mismo tiempo tienen la libertad de elegir el área de trabajo.

Otra tendencia está en los espacios de Co-Work, donde se juntan freelancers, emprendedores y estudiantes quienes podría trabajar desde casa, pero sin embargo optan por un espacio compartido, y encima pagan por el mismo.

¿Qué dicen los empresarios?

En una encuesta de CMO.com se le preguntó a un grupo de líderes de la industria y ellos dieron sus opiniones:

1. A pesar de la invasión tecnológica, las habilidades humanas son fundamentales para atender la inteligencia emocional y resolver problemas de forma creativa.

2. Cada vez será mayor la demanda de personas con habilidades, y en lo posible que la mayoría provenga de fuera de la organización. Las personas más demandadas son aquellos que tengan la flexibilidad de aprender nuevas destrezas de forma rápida.

3. La necesidad de estar físicamente presente será disminuida por la asistencia de la inteligencia artificial, que trabajará de forma más eficiente que los profesionales.

4. Otra tendencia que ya viene ocurriendo es la exigencia de flexibilidad en la vida y el trabajo. El clásico formato de trabajo en un cubículo de 9 a 17 será sustituido por espacios más activos y dinámicos que ofrezcan mobiliario innovador, “Flextime” y poco tiempo de traslado.

5. La “Gig Economy” la cual alude a trabajos esporádicos en los que se desarrolla una tarea para un proyecto específico, traerá consigo la contratación de mucho freelancers, empleados con jornadas de medio día, asesores y trabajadores jornaleros. En un estudio llevado a cabo por Intuit se estimó que en 2020 el 40% de los trabajadores americanos serían independientes.

6. Los gerentes y encargados de Recursos Humanos deben acoplarse a estas nuevas demandas de equilibrio entre vida y trabajo o tendrán que elegir entre unos pocos candidatos con talento.

7. Los empleadores serán sometidos a una evaluación rutinaria, ya que según explica la revista Forbes, “Las inconsistencias entre lo que se dice y lo que se hace afecta de forma negativa la reputación y la atracción de nuevos empleados”.

Palabra Final

Si miramos al futuro, podemos ver que la salud y el bienestar hará que las personas a buscar alternativas en su vida diaria para vivir más y mejor.

También considerarán cómo pueden buscar el equilibrio entre el espacio digital y el espacio físico, con una experiencia que sea similar en ambos mundos.

Por último, la búsqueda de flexibilidad en el trabajo tendrá un lugar primordial, donde los empleados puedan elegir cómo trabajar en función de sus necesidades del momento.

Y tú, ¿Cómo estás cambiando tu espacio de trabajo?